La gestion de vos documents

« GEIDE »

La notion de GED (gestion électronique de documents) est apparu courant des années 1980. L’objectif étant la gestion des documents papiers et documents bureautiques associés aux données métiers. Puis quelques années plus tard apparait de nouvelles solutions autour du concept de GEIDE pour La Gestion Electronique d'Informations et de Documents de l'Entreprise qui intègre la gestion des formats électroniques tel le PDF (et PDF/A normé ISO) et le passage à la numérisation/dématérialisation (images scannées). La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, d'indexation, de classement, de gestion et stockage, d'accès et de consultation des documents. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions.

La fonction première est de faciliter l’accès aux documents pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Par conséquent, les fonctionnalités de recherche, la gestion des accès aux documents et les processus de publication sont les principales fonctionnalités d’un système de GED. Les documents sont stockés dans un coffre fort (Base documentaire) avec des accès contrôlés et tracés (Auteur, Action, Date).

Le traitement d’un document papier à intégrer en GED commence systématiquement par sa numérisation. Il devient alors un document électronique de type image, le plus souvent PDF (et de préférence le PDF/A).
PDF/A est le premier format de fichier garantissant comme standard ISO que les documents créés aujourd’hui pourront être ouverts et utilisés également dans le futur :
http://www.pdfa.org/pdf-association/country-chapters/pdfa-competence-center-france-chapter
http://www.pdfa.org a pour membre un très grand nombre d’entreprise
En savoir plus sur le format PDF/A : télécharger la brochure ou le guide pratique (plus complet) édité par FedISA et SEAL Systems

L’acquisition d’un document numérique en GED passe systématiquement par la saisie des données associées à celui-ci. Ces données permettent de qualifier le document afin de l’identifier plus facilement une fois ranger/stocké dans le gestion documentaire. Parmi ces données, nous allons retrouver une information principale : le type associée à ensemble de données que caractérise ce document (Courrier / Commande / Avoir / Facture / Qualité : Procédure – enregistrement – Formulaire … / Technique : Certificat matière – Dossier de production – Ordre de fabrication, Plan … / RH : Contrat – Paie – CV …

L'acquisition d’un document en GED consiste à saisir ces données dans des champs typés (Texte, Date, Nombre, Liste, Lien…) associées au fichier correspondant. Cette gestion est parfois plus proche d’une application de workflow permettant la collecte d’information au sein d’un formulaire découpé en tâche. Alors que la gestion documentaire est centrée sur un contenu de type fichier électronique (parfois plusieurs), le plus souvent bureautique – traitement de texte (ex : Procédure Qualité) qui va suivre un circuit de validation permettant par le biais de commentaires de le corriger afin qu’il soit approuvé pour être diffusé.

Grace à Colibri, Dématérialisation de document (Colibri), vous allez pouvoir automatiser cette étape d’acquisition sur l’ensemble de vos documents numérisés ou documents PDF.

Bien entendu chaque projet documentaire est très souvent spécifique et dépend des types de documents traités et de leurs usages (ex : intranet/extranet). C’est pour cela que Dexeo Consulting vous propose de vous accompagnez dans vos projets pour étudier et vous conseiller dans le choix de la solution la plus adaptée à votre entreprise, à vos process, ainsi qu’a votre activité dont dépendra le type de gestion, de stockage ou de diffusion de vos documents. De ce fait, les projets GED deviennent un élément essentiel du système d'information de l'entreprise.