Intégration au Système d’information

De nombreuses entreprises ont mis en place des outils logiciels de type ERP (Enterprise Resource Planning), GED ou Workflow et ceci quelques soient les organisations (PME, ETI, Grandes Entreprises...) et leurs secteurs d’activités.
De plus en plus, les ERP proposent des fonctionnalités de GED et WORKFLOW intégrés aux différents modules métiers. Ces solutions répondent à un objectif précis qui est d’homogénéiser le système d'information de l'entreprise avec un outil unique capable de couvrir un large spectre de fonctionnalités intégrant par exemple :

  • La gestion des achats
  • La gestion des ventes
  • La gestion comptable : comptabilité générale, comptabilité auxiliaire, immobilisations
  • Le contrôle de gestion
  • La gestion de production (planification, ...)
  • La gestion des stocks (logistique)

C’est pourquoi de plus en plus de projets de dématérialisation nécessite d’intégrer les fichiers et les données extraites des documents dans le système d’information de l’entreprise.

A l’inverse, il arrive que la dématérialisation soit un moyen simple et efficace de récupérer des informations contenues dans ces solutions par le traitement d’éditions (Flux d’impression de commandes, factures clients, d’Ordres de fabrication,...).

  Integration SI2



La messagerie, contrairement à ces outils, véhicule de nombreuses données non structurées qui doivent être intégrées (Réception de commandes, bons de livraison, factures fournisseurs, ... ). La aussi, dans un marché qui s’oriente de plus en plus vers le eCommerce, la dématérialisation des mails est un besoin croissant qui permet d’automatiser le traitement de ces flux tout en faisant le lien avec les données du système d’information.

Colibri comportent différents outils permettant le contrôle, le rapprochement ou l’intégration des fichiers et données dématérialisées vers ces logiciels métiers.

Colibri est développé sur un Framework .NET (plateforme Microsoft) sur lequel a été réalisé des connecteurs d’import / export standards adaptables :

  • Import File System
  • Import Mail/Pop
  • Export File System
  • Export TXT, XML, CSV, CSV Compta
  • Export base de données
  • Export FTP
  • Export Mail
  • Export GED (VDoc / Novaxel / SharePoint)
Integration SI3  

Ces imports/exports ont l’avantage de permettre des déploiements simple et rapide avec des échanges de données paramétrables en peu de temps.

De plus, à l’aide du module SDK (Kit de développement .NET 4.0) Il est possible de répondre spécifiquement a des demandes bien précises par une prestation de développement qui le plus souvent s’effectue en quelques jours en fonction du besoin et de la solution a intégrer.



Cas d’intégration réalisés

1/ Le traitement des ordres de fabrication.

Le besoin fut double :
-Dispatcher ces documents sur les bons sites de production
-Archiver ces documents ( tachés et souvent illisibles) en retour d’atelier

Nous avons donc procédé par une dématérialisation en amont du processus en récupérant le flux d’impression PDF des OFs sortant de la GPAO pour garantir :
-le bon découpage de chaque document
-la lecture des données qui ont été stockées temporairement en base de données.
-La génération d’un code barre à l’aide du N° OF inséré dans l’entête de la première page de chaque OF
-La redirection de chaque OF vers les imprimantes des sites de fabrication concernés

Lors du retour des documents des ateliers (Annotés et signés par les opérateurs), il a suffit la lecture du code à barre pour retrouver l’ensemble des données (stockées temporairement en base) qui ont permis de renommer le fichier généré en PDF/A et de définir le plan de classement et les attributs documentaire nécessaire pour l’intégration en GED.

2/ Le traitement des factures fournisseurs
Le traitement des factures fournisseurs est un projet récurrent qui peut tout aussi bien se limiter à l’archivage des factures mais qui peut aussi nécessiter l’intégration en comptabilité par la génération d’un fichier d’écriture dans des formats adaptés (Csv, Pnm, Tra, ...).
Colibri va permettre de dématérialiser l’ensemble des factures fournisseurs et de générer une première mouture d’un fichier d’écriture modifiable à travers une interface simple qui permet de retravailler chaque ligne d’écriture en modifiant les comptes associés par défaut et/ou de ventiler une ligne(un montant) sur différents comptes. Une fois ces modification faites un fichier texte formaté est généré et prêt à être intégré à l’aide des fonctions d’import des logiciel des comptabilité.