Comprendre et utiliser la signature électronique

Nouvelle réglementation sur la facture électronique

La directive européenne 2010/45/U est entrée en vigueur dans l’Hexagone au 01/01/2013. Désormais la facture électronique atteint le même niveau de reconnaissance légale que la facture papier. Le but premier du texte européen est de simplifier les conditions de mise en œuvre de la facture électronique et d’obtenir à terme sa généralisation partout dans l’Union. Mais il favorise aussi l’intégralité de la dématérialisation des échanges (du bon de commande jusqu’à l’avis de paiement en passant par l’avis d’expédition et la facture).

Désormais, grâce à l’utilisation d’une facture PDF (non signé) les entreprises pourront échanger leurs factures en toute simplicité, sous réserve de l’accord du destinataire.

Mais l'authenticité de son origine (par l'identification de l'émetteur) et l'intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

• soit au moyen d'une signature électronique (Voir ci-dessous rubrique « certificat électronique qualifié »),
• soit par la mise en place d'un ou plusieurs contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services,
• soit sous la forme d'un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple.

Ce n'est pas le mode de transmission électronique qui prime (il ne s'agit pas simplement d'une version électronique d'une facture-papier numérisée ou scannée, puis envoyée par courriel), mais le mode de conception de la facture.

Les apports de la nouvelle directive

La directive 2010/45/UE vise précisément à simplifier la réglementation, tout en favorisant des relations équilibrées entre partenaires commerciaux.
Elle rappelle que l’authenticité et l’intégrité de la facture doivent être assurées. En clair, l’identité de l’émetteur doit être certaine et son contenu ne doit pas être modifiable. Mais là où le texte innove, c’est sur la façon de garantir cette authenticité et cette intégrité.
Dans la mesure où d’autres technologies existent, il considère que l’émetteur ne doit pas être contraint de recourir forcément à l’EDI (ex article 289 bis du GCI) ou à la signature électronique (ex article 289 V du CGI). - Comme pour la facture papier, un contrôle de gestion approprié au processus interne de facturation devient la solution privilégiée. - Cependant, les entreprises qui le souhaitent peuvent continuer à utiliser l’EDI ou la signature électronique, tout en étant conforme aux nouvelles dispositions légales.

ATTENTION : Les factures papier reçues pourraient être conservées en électronique après numérisation mais la France n’ayant pas encore autorisée cet archivage unique, les factures doivent absolument être conservées dans leur format original : Le Papier. (Contrairement à certains pays d’Europe comme le Luxembourg, la Belgique, l’Italie…).

source : GS1 & Service Public, MEDEF

Qu'est ce que la signature électronique ?

La signature électronique, selon le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 - article 1316-4 du code civil français et relatif à la signature électronique, consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant l’exactitude des données ou documents auxquels elle est rattachée : Elle doit être propre au signataire Elle identifie et garantit l'identité du signataire Elle vérifie l'intégrité des données signées Elle assurer la non-répudiation (constitue une preuve indiscutable)

D'un point de vue technique, une signature électronique est basée sur 2 algorithmes : L'algorithme de hachage : Génère une empreinte unique à partir des données qui composent le document (ou le flux de données). Les algorithmes les plus courant sont : MD5 ou SHA. L'algorithme de chiffrement : Crypte les données en les rendant illisibles à moins de posséder la clé pour les déchiffrer. Les algorithmes les plus courant sont : AES ou RSA ou hybrides.

Une signature électronique est un certificat qui est délivré par une autorité de certification**. C’est un organisme chargé de gérer les certificats ainsi que les listes de révocation (liste des identifiants des certificats révoqués ou qui ne sont plus valables).

** ChamberSign (CCI), Chambres de Métiers, Certeurope, Certinomis, Click & Trust, Dhimyotis, ...